Assistant(e) administratif(ve) (Front et Back Office) 100%

L'École internationale de Lausanne (ISL) est une école mondiale du Baccalauréat international (IB) à but non lucratif située dans la partie francophone de la Suisse. L'école s'engage à atteindre l'excellence en matière d'éducation. Nous nous efforçons de reconnaître le potentiel unique de chaque élève et de les préparer à jouer un rôle actif et responsable dans un monde complexe et multiculturel. L'ISL emploie environ 250 personnes sur un campus moderne accueillant environ 850 élèves de plus de 60 nationalités, âgés de 3 à 18 ans.

Pour notre département des opérations, nous recherchons une personne organisée, proactive, flexible et orientée vers le service à la clientèle.

Poste permanent

Le candidat retenu jouera un rôle clé dans la coordination des opérations et des services de l'école, en veillant à ce que les élèves et les parents bénéficient d'une expérience sans faille. Cela implique l'organisation et la gestion des voyages scolaires, la supervision du transport quotidien des élèves et la fourniture d'un soutien administratif et d'une assistance à la réception. Les principales responsabilités sont les suivantes

Les voyages scolaires :

• Organiser et coordonner les voyages scolaires, en veillant à ce que la planification et l'exécution se déroulent sans heurts.
• Gérer la logistique, y compris le transport, l'hébergement et la sélection des fournisseurs, en s'alignant sur les exigences du budget et du programme.
• Établir et maintenir de solides relations avec les fournisseurs de voyages, tels que les compagnies de bus, les voyagistes, les hôtels et les compagnies aériennes.
• Assurer la liaison avec les enseignants, les parents et les prestataires externes pour confirmer les détails du voyage et garantir une communication sans faille.
• Gérer la communication relative au voyage, en fournissant des mises à jour et des informations essentielles en temps opportun.
• Contrôler et suivre les budgets des voyages, gérer les dépenses et superviser la facturation et les rapprochements de cartes de crédit.
  
  

Assurer le transport quotidien des élèves :

• Superviser les opérations quotidiennes de transport en bus, en veillant à la ponctualité, à la sécurité et à l'efficacité.
• Servir de point de contact principal entre l'école et les prestataires de transport.
• Gérer les inscriptions des élèves au transport et veiller à ce que les dossiers soient exacts et à jour dans la base de données.
• Traiter les demandes de renseignements des parents relatives au transport, en fournissant des réponses claires et rapides.
• Contrôler et résoudre tout problème lié aux horaires de transport et à la qualité du service.
• Gérer la facturation des services de transport, en veillant à ce qu'elle soit effectuée dans les délais et avec précision.

Réception et soutien administratif :

• Accueillir et diriger les visiteurs, les élèves et les parents vers les lieux appropriés.
• Gérer les appels entrants et les demandes de renseignements par courrier électronique en veillant à ce que les réponses soient rapides et professionnelles.
• Fournir des informations claires et précises sur l'école, les procédures d'admission et les événements à venir.
• Soutenir diverses tâches administratives et logistiques, y compris celles liées à la cafétéria, à la location des installations et aux événements.

Ce poste est soumis à une semaine de travail de cinq jours pendant les périodes scolaires et bénéficie de huit semaines de vacances à prendre pendant les fermetures d'école (taux d'emploi annuel : 90 %).

Qualifications et qualités souhaitées :

• Employé(e) de commerce CFC avec au moins cinq ans d'expérience ou bachelor en gestion hôtelière, gestion d'entreprise, tourisme ou dans un domaine connexe avec au moins deux ans d'expérience.
• Expérience préalable dans des fonctions administratives et axées sur la clientèle, de préférence dans les secteurs des transports, de l'hôtellerie, de l'éducation ou dans le secteur international.
• Excellentes aptitudes à la communication orale et écrite en anglais (C1 minimum) et en français (C1 minimum) ; toute autre langue serait un atout.
• Maîtrise de Microsoft Office, en particulier d'Excel et de la gestion de bases de données.
• Solides compétences organisationnelles avec la capacité de gérer plusieurs tâches simultanément, de fixer des priorités et de s'adapter à des priorités changeantes.
• Fiabilité et grand souci du détail et de la précision.
• Solides compétences interpersonnelles, avec la capacité d'établir des relations positives et efficaces dans un environnement culturellement diversifié.
• Proactif, responsable et capable d'apprendre rapidement, avec un état d'esprit orienté vers la recherche de solutions.
• De solides compétences en matière d'analyse et de négociation sont un atout.
• Orienté vers le client, flexible et pragmatique, avec un engagement à fournir des services de haute qualité.

Vous êtes intéressé(e) ?

Pour postuler, veuillez soumettre les documents suivants sur JobUp:

• lettre de motivation
• curriculum vitae
• copies des diplômes
• copies des certificats de travail / lettres de référence (le cas échéant)
• copie du permis de travail (le cas échéant)

En raison des limites imposées aux permis de travail, la préférence sera donnée aux candidats de nationalité suisse ou européenne ou titulaires d'un permis de travail suisse.

Nous prenons soin des enfants

L'Ecole internationale de Lausanne s'engage à protéger et à promouvoir le bien-être des enfants et des jeunes. Nous attendons de l'ensemble de notre personnel qu'il partage cet engagement. Tous les candidats retenus feront l'objet d'une vérification complète de leurs références et de leur casier judiciaire.

Nous valorisons la diversité

À l'ISL, tous les membres de notre communauté contribuent à créer un environnement où la diversité est valorisée. Chacun s'engage à faire en sorte que tous aient un fort sentiment d'appartenance et se sentent respectés. L'ISL s'engage à être un employeur inclusif qui valorise la diversité. Pour en savoir plus sur nos valeurs , cliquez ici.